28Haz/15

DİP SOS! (Düzensiz İnsan Psikolojisi ve Yardım!)

Yazılar,

İş yaşantısının en büyük problemi maalesef iletişim eksiklikleridir. İletişimin eksik olduğu yerde, çatışma ortamının olması kaçınılmazdır. İşte bu yüzden insan kaynaklarının oluşturulması gerekmektedir. Çünkü insan kaynakları birimleri kurumsal yapıları oluşturarak, doğabilecek problemleri ortadan kaldırmak için çaba sarf ederler. Tüm bu süreç gözle görülür bir yapı olmaktan çok uzaktır. Yıllara dayanan bir emek ve bir çabanın eseri ancak olabilir.

Bu yapıların kurulması uzun dönemli stratejiler ile olabilmektedir. Şöyle ki, eğer sıfırdan bir yapı kurulur ve bu yapının ilk oluşum aşamasından itibaren profesyonel bir yardım alınırsa, kurumsal ortam çok çabuk kurulabilir. Ama ülkemiz için acı bir gerçek vardır ki, işletmelerin neredeyse tamamı, insan kaynakları yapısı ile kurulmamaktadır. İşletmeler belirli bir büyüklüğe ulaştıkların da ve başlarına gelen sorunları çözemediklerinde insan kaynakları yapısını kurmaya niyetlenmektedirler. Bu niyetlenişte ki samimiyet, sorunların çözülmesinde engel veya çözüm olmaktadır.

Tüm bu kurulma hikâyesin de gözden kaçan önemli ayrıntı ise sorunun kaynağıdır. Şirkette huzursuz ortam yaratanlar kimlerdir? Soruyu şu şekilde sorarsak “Kimler iletişim kurmaktan yana problemlidir?”. Yani “Düzensiz İnsan Psikolojisine Sahip ve Yardıma İhtiyacı Olanlar Kimlerdir?”

İşte insan kaynakları çalışanlarının çözmesi gereken en büyük problem budur. Çözümün nasıl olacağı ise uzun dönemli planlar ile olacaktır.

İşte çözüm yolu; İnsan kaynakları çalışanları öncelikle kafayı kuma gömmekten vazgeçmelidirler. Şunu unutmayalım kafayı kuma gömmek ancak kendimizi kandırmaktır. Pekala ne yapabiliriz?

İlk önce düzenli geri bildirim sistemi kurun. Performans görüşmeleri ve formları bunun için iyi bir materyal olabilir. Ayrıca çıkış mülakatı muhakkak yapın!. Çıkan bir personelin size söyleyeceği çok şey vardır. Buna inanın. Benim işyerimde mobbing yoktur diye düşünmeyin.  Mobbing olup olmadığı ile ilgili bir çalışma yaptırın. İkinci olarak bu sonuçları değerlendirin ve iletişim problemi olan personelleri tespit edin. İsim isim bu kişileri bir köşeye yazın. Acil olarak bu kişilere iletişim eğitimi verdirin. Eğitimin etkinliğini muhakkak siz ölçün. İletişim yetkinliği ilerleyen personele daha fazla destek olun. İletişimi ilerlemeyen personel için ise bir kez daha düşünün.

Onlarla yolları ayırma vakti geldi mi diye muhakkak kendinize sorun. Unutmayın eğer bir personelin çıkış sürecinde, o personelin size ciddi iletişim problemleri çıkartacağını düşünüyorsanız, ortada çözülmesi gereken çok problem var demektir.

Tüm bunları yaparken seçme sisteminizi kontrol edin. Organizasyonda ki düzensiz insan psikolojisine sahip insanlara yardım edeyim derken, bu psikolojiye sahip yeni insanları işe almayın. Seçme sisteminize muhakkak bir kişilik testi ekleyin. Klasik mülakat sorularını sorarken, kişilik yapısına yönelik sorunları da sormaktan çekinmeyin.

Ayrıca yeni aldığınız kişileri de, içeride bu psikolojiye sahip insanlara yem etmeyin. Yoksa verimli çalışma isteği olan personelleri çok kısa bir sürede kaybetmek zorunda kalabilirsiniz.

Görev tanımlarını iyi belirleyin. Bir biri ile kesişen yollarda insanların birbirlerine karşı düşmanca duygu beslemelerini engelleyin. Bazen katı kurallar alın. Disiplin yapısı bunun için vardır.

Tüm bu süreçleri yönetirken; iyi bir eğitim sistemi, iyi bir geri dönüş sistemi, iyi bir danışmanlık sistemi, iyi bir koçluk sistemi ve iyi bir mentorluk sistemi kurmayı unutmayın. Aksi takdir de uzun dönemde başarılı olma şansınız son derece azdır. Bu adımları atarken cesur ve kararlı olun.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

Home Ofis, Homejen Ofis

Yazılar,

Günümüz çalışma koşullarında artık çalışanlar daha fazla kendilerine ve ailelerine zaman ayıracak vakit istemektedirler. Bu istek hiç de sıra dışı değildir.

Bu isteğe karşı en büyük engel ise işverenin çalışma düzenidir. Çünkü işverenlerin ayakta tutmaları gereken bir işletmeleri vardır. Bu işletmelerin ise ayakta kalabilmesi için içinde çalışan insanlara ihtiyacı vardır. İnsan kaynakları açısından bu konu son dönemlerde git gide önem arz etmektedir. Fakat bu konuya bakış açısını geliştirmemiz gerekmektedir. Sorunun temelini sadece günümüz çalışma şartlarına bağlamak doğru bir yaklaşım olmayacaktır.

Çalışma düzeni şuan sanayi devriminden teknoloji devrimine doğru kaymaktadır. Bu değişim ister istemez çalışma düzenini etkileyecektir. Sanırım konuyu şu bakış açısıyla açıklamak daha doğru olacaktır.

İnsan gücü sanayi devrimi öncesinde aile bireyleriyle birlikte çalışmaktaydı. Yani iş ve aile bir aradaydı. Doğal olarak insan, fiziksel ve duygusal alarak günün her anı aile ile birlikte yaşamaktaydı. Tarım toplumu dediğimiz bu toplumun içinde çok az sayıda aile dışında çalışan insan gücü söz konusu idi.

Bu çalışanlar ya evine çok yakın bir demirci atölyesinde, ya da komşusunun tarlasında çalışmaktaydılar ve yanlarında çalıştıkları kişilerde büyük çoğunlukla akrabaları idi.

Sanayi devriminin oluşması ile atölyecilik mantığından uzaklaşılmış ve büyük yapılı tesisler inşa edilmiştir. Çalışma düzeni bu değişime ayak uydurmak zorunda kalmıştır. Böylece insan on binlerce yıldır çalıştığı düzenden uzaklaşmış ve sevdikleri ile vakit geçiremez olmuştur. Hatta bu değişim öyle devam etmiştir ki; günümüzde büyüyen nüfus ve çevresel faktörlerin etkisiyle insan kendisine bile vakit ayıramaz hale gelmiştir.

Teknolojik devrim tam bu noktada insanın kendisine vakit ayırma isteğini karşılaması için bir gelişim olmuştur. İnsanlar artık teknolojiyi kullanarak işlerini yapmak istemektedirler. Böylece hem daha verimli olmaktadırlar, hem de daha fazla kendilerine ve sevdiklerine vakit ayırabilmektedirler.  Esnek çalışma düzeni bu nedenle artık günümüzün vazgeçilmez bir gerçeği olmuştur. Ülkeler çalışma yasalarını bu sisteme uydurmaları gerekmektedirler. İşverenler ise çalışanlarına bu olanakları sağlamak zorundadırlar. Aksi halde gelişmiş iş gücünü elde tutma ihtimalleri söz konusu bile olamaz.

Home ofis çalışma düzeni günümüzde bu olanağı sağlayan en güzel çalışma düzenlerinden biri haline gelmiştir. Çalışanlar teknolojiyi kullanarak evlerinden işlerini yapmaktadırlar. Böylece sevdikleriyle gün içerisinde sürekli birlikte olmaktadırlar.

Gelecek görüşü olan işverenler, personelini işyerinde verimsiz bir şekilde çalıştırmaktansa, hedef vererek işletme isteklerine ulaşmakta ve daha verimli bir çıktı elde etmektedirler. Ayrıca işletme maliyetlerini gözle görülür anlamda düşürmektedirler.

Şüphesiz tüm işlerin bu şekilde olma ihtimali söz konusu değildir. Bazı işlerinde sahada ya da işletme içerisinde yapılması gerekmektedir. Bu işlerde çalışan insanlar ise kendilerini fiziksel ve duygusal olarak daha rahat hissettikleri ortamları tercih etmektedirler.

Eğer işverenler daha verimli bir insan kaynağına sahip olmak istiyorlarsa, uzun çalışma sürelerinden kaçınmalı, teknolojiye yatırım yapmalı, çalışma alanlarını çekici hale getirmelidir. Ayrıca gün içerisinde çalışanın kendisine zaman ayırmasını sağlayan mekânlar tasarlamalıdır. Ayrıca çalışma ilişkilerinde homojenliğe önem vermeli şeffaf, adaletli ve açıklanabilir bir yapı oluşturmalıdır.

Tüm bunları yapmayan işletmelerin teknolojik devrim sonrası ayakta kalma ihtimali söz bile konusu değildir.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

İnsan Kaynakları Planını Soyuttan Somuta Geçirin

Yazılar, , , ,

İnsan kaynakları yapısı içerisinde hiç şüphesiz ilk iş insan kaynakları planlamasının yapılmasıdır. İnsan kaynakları planı kısa bir açıklama ile “Emek gücünün işletme yapısı içerisine zaman faktörü de dikkate alınarak yerleştirilmesi ve yönetilmesidir.” Yazılı kaynaklar insan kaynakları planının önemini bizlere bahsetmektedir. Fakat elimizde olan bu kaynakları incelediğimizde insan kaynakları planının nasıl yapıldığını bizlere göstermemektedir.

Sizlerinde tahmin edeceği üzere yazılı olmayan sistemler sübjektif kararların ışığında yönetilmeye mahkûm olmaktadır. Bu yönetme şekli ise emeğin işletme yapısı içerisinde yapısını bozmaktadır. Başka bir ifade ile emeğin işletmemeye olan bakış açısını değiştirmekte ve ciddi motivasyon kaybına neden olmaktadır.

Tüm nedenleri dikkate aldığımızda insan kaynakları planının yazılı hale getirilmesinin kaçınılmaz bir gerçek olduğunu görüyoruz. Yani somut hale getirmemiz gerekmektedir.Pekala bunu nasıl yapacağız?

Öncelikle tanımlamamızdan da anlaşılacağı üzere 4 şey insan kaynakları planının temelini oluşturmaktadır. Bunlar emek gücü, işletme yapısı, zaman ve yönetilmedir. Emek gücü insanın işletmeye kattığı fiziki ve zihinsel gücü ifade etmektedir. İşletme yapısı ise organizasyonun büyüklüğü, bölümleri, ortaklık yapısı gibi bir çok faktörü içermektedir. Bunlar hepimizin bildiği tanımlamalardır.

Fakat insan kaynakları planı içerisindeki zaman kavramının sınırları karıştırdığımız kaynaklarda bizlerin karşısına çok çıkmadı. Çıkan zaman kavramlarında ise tarih aralıkları birbiri ile uyuşmamaktadır. Benim sizlere önerim ise eğer bir insan kaynakları planını somut hale getirecekseniz, öncelikle zaman kavramını iyi ayarlamanız olacaktır. Zaman kavramını hazırlarken şunlara dikkat etmeniz faydalı olacaktır.

1-Öncelikle zamanı temrin tarihlerine bölün. Örneğin; Planınızı kısa, orta ve uzun vadeye ayırın.

2-Termin tarihlerinin neyi ifade ettiğini tanımlayın. Örneğin; Kısa vade 1 yıla kadar, orta vade 1-3 yıl arası ve uzun vade ise 3 yıl üzeri şeklinde planınıza yerleştirin.

3-Termin tarih aralıklarını çok açmayın.

Zaman kavramından sonra ele alacağımız son faktör ise yönetme kavramıdır. İnsan kaynakları planı içinde yönetme kavramı emeğin kariyer olanakları içerisinde yönlendirilmesidir. O zaman emeğin yönlendirilmesi işlemi bir sistem üzerinde ve sübjektiflikten uzak olmalıdır.

İnsan kaynakları planının yaparken yönetmek kavramını nasıl daha objektif yaparız? Öncelikle sistemi bir kişiye bağımlı olmaktan kurtarmak gerekmektedir. Bunun için ilk iş olarak bir “İnsan Kaynakları Planlama Kurulu” kurulmalıdır. Bu kurul her pozisyon seviyesinden kişiler içermeli fakat sayı olarak 5-6 kişiyi geçmemelidir.

Kurul kurulduktan sonra zaman kavramı da dikkate alınarak ast üst ilişki matrisi çıkartılmalı ve yedekleme planı bu yapıya dahil edilmelidir. Ardından bölümler arası geçiş haritaları yapı içerisine eklenmelidir. Pozisyon bazında kariyer şemaları çıkartılma ve kariyer planları yazılmalıdır.

Kariyer planlarına muhakkak dış ve iç atamalar, atama kriterleri, performans değerleri ve emeklilik planları eklenmedir.

Bundan sonra yapılması gereken ise resmin bütününü oluşturmak olacaktır. Nasıl?

Bir dosya açın,pozisyonları yatay ve dikey yazın, ast ve üstlerini ekleyin, çaprazdan gelecek şekilde kısa, orta ve uzun vadede şirket için önemini belirtin, yatay ve dikey sırada diğer pozisyonlarla bağlantısını ekleyin.

Bunları yaparken kariyer planı ile bağlantı kurmayı unutmayın.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

X’ler Y’ler Nerde Bu Z’ler? Kuşaklar ve İnsan Kaynakları İçin Önemi

Yazılar, , , , ,

Son zamanlarda herkesin dilinde bir cümle oldu “X, Y ve Z kuşağı”. İyi tamamda nedir bu “X , Y, Z ?” .  Her şey bir yana “neden insan kaynakları için önemli bu kuşaklar?”

X ‘ler 1960’lı yıllarda 1980 yıllara kadar doğan ve aktif olarak çalışan kuşağı ifade ederken, Y’ler 1980’lerin başından 1995’lere kadar olan kuşağı ifade etmektedir.

Birde şuan aktif çalışma yaşamına girmemiş Z’lerimiz var.Onlarda tahmin edileceği üzere 1995’den sonra doğanları ifade etmektedir. Bu kuşak farkları teknolojik gelişmenin ışığında, değişen çalışma şartlarına bu kuşakların adapte olmasından kaynaklanmaktadır.

Aynı zamanda X’lerin daha gelenekselci olduğunu ve Y’lerin de daha yenilikçi olduğunu söyleyebiliriz. Tabiî ki bu söylemler kişiden kişiye farklılık gösterebilir. Önemli olan Y’lerin X’lere göre iş yaşantısına bakış açısının farklı olmasıdır. Y’ler eski kuşağa göre daha fazla sosyal duyguya sahipken,  daha az sorumluluk duygusuna sahiptiler. Bu bakış açısı farkı işletmelerin, iş yeri yönetiminde zorunlu değişikliklere gitmesine neden olacak gibi görünmektedir.

İnsan kaynakları için önemli kısmı ise, daha az sorumluluk duygusuna sahip olmanın sonuçlarının ne olacağını tahmin etmek olacaktır sanırım. Bu ne anlama geliyor? Aslına bakarsanız her insan belirli bir zamandan sonra sorumluluk duygusuna sahip olmaktadır. Fakat buradaki fark X kuşağı dediğimiz kesimde bulunanların bu duyguyu daha erken yaşta kazanmalarından kaynaklanmaktadır. Y’ler ise daha geç yaşta bu duyguya sahip olmaktadırlar. Bunun bir çok nedeni var; Örneğin Y’ler daha çok öğrenim görmekte ve daha geç yaşlara kadar okul hayatları devam etmektedir.

“Erken yaşta sorumluluk alma (X’ler) ile geç yaşta sorumluluk alma (Y’ler) arasında oluşan yaş farkı ne olacak?” sorusu ister istemez akıllara geliyor. İşte sorunda burada. Y’ler daha geç sorumluluk alacakları için önümüzde ki yaklaşık on yıl, X’ler biraz daha çok çalışacakmış gibi görünüyor. Sonuçta ortada bir gerçek var. Yönetici olmak deneyim ve sorumluluk ile olmaktadır.

Bu teoriden yola çıkarak diyebiliriz ki sorumluluk alan Y’ler daha erken yaşlarda X’ler gibi yükselmeye devam ederken, sorumluluk almayanlar Y’ler daha geç yaşlarda iş yaşantısına atılacak ve daha geç yönetici olacaklardır. Arada oluşan yaklaşık on yıllık zamanda ise mevcut yöneticiler daha fazla koltuklarını koruyacak gibi görünmektedir.

O zaman insan kaynaklarında çalışanlara daha çok iş düşmektedir. Öncelikle artık 30 yaşında karşılarına gelen adaylara iş yaşantısı için çok geç kalmış imajını ortadan kaldırmalıdırlar. Eğitim stratejilerinde yönetici yetiştirme programlarının içeriklerini gözden geçirmeli ve sorumluluk duygusu konularını biraz daha artırmalıdırlar. Performans göstergelerine artık sosyal çevre ve aktiviteler eklenmelidir. Kariyer şemalarındaki çıtalar biraz daha esnetilmeli ve yetenekli olan Y’ler gözden kaçırılmamalıdır.

Uzun lafın kısası, tartışma devam ederken insan kaynakları çalışanları politikalarını ertelemeden revize etmeyi  unutmamalıdır.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

Uluslararası Özgeçmiş (CV) Örnekleri

Yazılar, , , ,

Günümüzde o kadar çok çeşit özgeçmiş varki adayların kafası bu nedenle çok karışmaktadır.Uluslararası anlamda bu karmaşayı giderecek adımlarda atılmaktadır. Ben size burada Eurapass Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından hazırlanan formatı önereceğim.Özgeçmiş hazırlarken dikkat etmeniz gerekenler ise şöyledir;

Giriş

Özgeçmiş (CV) hazırlanması herhangi bir iş veya eğitim arayışında önemli bir adımdır. CV genellikle muhtemel işverenle kurulan ilk temas olduğundan okuyan kişinin ilgisini çekmeli ve neden mülakata alınmanız gerektiğini göstermelidir.

Önemli! İşverenler aldıkları iş başvuruları arasında yaptıkları başlangıç seçimlerinde herhangi bir CV’ye bir dakikadan fazla zaman harcamazlar. Doğru etkiyi vermeyi başaramazsanız fırsatı kaçırırsınız.Kendinize ilişkin bilgileri şablona girmeden önce aşağıdaki bilgileri dikkatle okuyun.

Genel Tavsiyeler

-CV’nizi yazmaya başlamadan önce kendinize birkaç önemli prensibi hatırlatın:
-CV’nizin sunumuma dikkat edin
-Yeterlilik, beceri ve yeteneklerinizi, özel nitelikleriniz kolayca görülecek şekilde açıkça ve mantıklı olarak belirtin.
-Bütün ayrıntılara dikkat edin, hem içerik hem de sunum açısından yazım ve noktalama hataları kesinlikle mazur görülmez!
-Önemli noktalara odaklanın
-Bir CV kısa olmalıdır: çoğunlukla iki sayfa kim ve ne olduğunuzu göstermek için yeterlidir. İş deneyiminiz mükemmel de olsa üç sayfalık bir CV, bazı ülkelerde çok uzun olarak düşünülebilir.
-Okulu veya üniversiteyi yeni bitirmiş olmanız nedeniyle çalışma deneyiminiz sınırlı ise ilk önce eğitim ve öğrenimlerinizi belirtin; eğitim sırasındaki iş yerleştirmelerini vurgulayın (online örneklere bakınız); başvurunuza katma değer getiren önemli bilgilere odaklanın: eski veya başvuru ile alakası olmayan iş deneyimi veya eğitim çıkarılabilir.

CV’nizi başvuru yaptığınız işe uyarlayın
-CV’nizi herhangi bir işverene göndermek istediğinizde, CV’nizin aranan profile uygun olup olmadığını görmek için CV’nizi sistematik olarak kontrol edin; gelecekteki işvereninizin özel şartlarına göre avantajlarınızı vurgulayın.
-Dikkat: CV’nizi yapay bir şekilde şişirmeyin; aksi halde bu durum mülakat sırasında tespit edilebilir.
-Özgeçmişinizi beyaz kağıda basın;

– Altı çizili yazmaktan veya cümleleri tamamen büyük harf veya kalın yapmaktan kaçının, zira bunlar belgenin okunabilirliği etkilenmektedir;
-Farklı başlıklar içeren kutular belge basıldığında görülmemelidir;
-Açık ve kısa tutun
-Profiliniz, potansiyel işvereniniz tarafından birkaç saniyelik okumadan sonra anlaşılmalıdır. Bu nedenle:kısa cümleler kullanın;
eğitiminiz ve iş deneyiminizin ilgili yönlerine odaklanın;opsiyonel başlıkları kaldırın (örneğin eğer “sanatsal beceri ve yeterlilikleriniz” yoksa veya bu tür beceri ve yeterliliklerin başvurunuza katma değer getirmediğini düşünüyorsanız.)


Özgeçmişinizi yazmayı bitirdiğinizde başkasına okutun
-Özgeçmişinizi yazmayı tamamladıktan sonra dikkatle kontrol ederek yazım hatalarını giderin ve açık ve mantıksal bir şekilde düzenlenmiş olmasını sağlayın.İçeriğin açık ve kolay anlaşılır olduğundan emin olmak için özgeçmişinizi başkasına okutun.

Uluslararası Dillerde Örnek Özgeçmişler;

Bulgarian Czech Danish German Estonian
Greek English Spanish / Castilian Finnish French
Irish Croatian Maltese Icelandic Italian
Lithuanian Latvian Dutch Norwegian Slovenian
Macedonian Portuguese Romanian Slovak Polish
Swedish Turkish

Ahmet Koşkan