28Haz/15

İnsan Kaynaklarında Eski Trend “Sosyal İnsan”

Son zamanlarda okuduğum birçok kaynak, insan kaynaklarında yeni bir yaklaşım olarak görülen “Sosyal İnsan Kavramı” üzerinde durmaktadırlar. Bu yazılarda en çok dikkatimi çeken durum ise, iletişim araçlarını iyi kullanan kişilerin “Sosyal İnsan” olarak görülmesidir. Aslında bu yazdığım cümle ilk bakışta gayet normal bir durum olarak görülmektedir.

Bende tüm samimiyetim ile diyebilirim ki, bu tür yazıları okuduğum zaman bana da gayet anlamlı gelmektedir.

Bu günlerde bu durum hakkında ki gelişmeler ve yeni uygulamalar sıkça karşımıza çıkmaktadır. Hatta insan kaynakları siteleri artık sosyal medyadan özgeçmiş toplar hale gelmiştir. Bazı yazılarda insan kaynakları yöneticilerinin sosyal medyadan referans araştırması yaptığını bile okudum.

Her şey iyi güzelde “Neden İnsan Kaynakları Personelcilikten Farklıdır?

Bende ilk bu tür yazıları okurken bu soruyu kendime hiç sormadım. Ama zaman geçince anladım ki “Sosyal İnsan” kavramı yeni bir trend olarak görülse de, aslında insan kaynaklarının doğuş felsefesinin temel taşlarından bir tanesini oluşturmaktadır.

Bu temel taş öyle bir durum ki neredeyse olmaz ise insan kaynakları olmaz.

Konuya şu şekilde açıklık getirelim. Hepimizin bildiği gibi sendikalaşma hareketi daha fazla insanca yaşam için başlamış ve o gün bugündür de bu böyle devam etmektedir. İnsan kaynakları ise “çok fazla yazılı olarak dile gelmese de” işletmelerde sendikayı engelleyen ve ya sendika ile anlaşan, bu arada işveren ve işçi arasında ne şiş yansın ne kebap hesabı ile işleri yürütmeye çalışan bir bölüm olmuştur.

Tüm bu arada kalma durumunu fırsata çeviren insan kaynakları çalışanları zamanla performans, kariyer, yetenek yönetimi gibi insan kaynaklarının kendine özgü konuları ile, bölümü önemli bir yere getirmiştir.

İnsan kaynakları sendikalaşmanın temel nedeni olan daha fazla insanca yaşam kriterini ise unutmamıştır. İnsanca yaşamdan anlatmak istediğim, daha iyi çalışma koşulları ve olanaklarının yanında, daha fazla sosyal yaşama zaman ayırmaktır.

Çünkü insan sosyal yaşamdaki gereksinimleri için çalışır. Temelde dayanışma güdüsü hariç çalışmasını gerektirecek başka bir durumda söz konusu değildir.

Şimdi  “Sosyal insan yoksa insan kaynakları da yoktur” cümlesini rahatlıkla söyleyebiliriz. Konumuza dönecek olursak, insan kaynakları iyi analiz gerektiren bir bölümdür. Yanlış analizler insan kaynakları sürecinde geri dönülmez yollara işletmeleri sokabilmektedir.

Yeni olarak gösterilen bu yaklaşım yeni olmayıp yeni olan sadece teknolojidir. Teknolojik takip ise son derece dikkat gerektiren bir durumdur. Sadece sosyal medya incelemeleri ile sonuca ulaşmak son derece yanlıştır.

Özetlemek gerekirse insan kaynakları süreçlerini iyi analiz etmek, insan kaynakları tarihini iyi bilmek, insan kaynaklarının temel yapılarını ezberlemek ve yazdığımız yazıları daha iyi incelemek gereklidir.

Bu yazıda benim ufak bir tavsiyem de insan kaynakları çalışanlarına olacaktır. Eğer insan kaynaklarına bakan bir anabilim dalından mezun değilseniz mümkünse insan kaynakları ile ilgili akademik bir bölümü muhakkak okuyun. Bu yüksek lisans hatta meslek yüksek okulu bile olabilir.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

Teknolojik Cihazlar İle Yıllık İzin Yapmak

Sevgili okurlarım birkaç haftadır yoğun iş programım nedeniyle köşe yazılarını sizlere ulaştıramadım. Bunu için öncelikle sizlerden özür diliyorum.

Bu hafta sizlere yoğunluğumun da vermiş olduğu etkiyle izin dönemlerinin öneminden, teknoloji ile yıllık izinden ve yapılması gerekenlerden bahsedeceğim. Hepimizin bildiği gibi yıllık izin kullanımları mevcut iş kanunumuz ile düzenlenmiş ve kanun maddesine bağlı olarak çıkartılan “Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği” ile de açıklığa kavuşturulmuştur. Geçmiş iş kanununa göre mevcut iş kanunu, kıdeme bağlı yıllık izin sürelerini biraz daha insancıl hale getirmiştir.

Yıllık ücretli izin kullanımı yasal bir zorunluluk olup, işçinin talebi gerekmeksizin planlanması gerekmektedir. Buradan da anlaşılacağı üzere yıllık izin kullanımı bir plan dâhilin de olmalıdır ve işçi ve işverenin rızası alınarak bu plan gerçekleştirilmelidir. Ayrıca işçi temsilcisinin olduğu yerlerde işçi temsilcisinin de içinde bulunduğu bir izin komisyonun kurulmasında fayda vardır.

Yıllık ücretli izinin kullanılması çalışanın dinlenmesi açısından son derece önemlidir. Kanun bu kısmı düşünerek düzenleme de izni en fazla üçe bölmüş ve bölünen bu iznin en azından bir tanesinin 10 günden az olamayacağını belirtmiştir. Fakat ülkemizde acı bir gerçek vardır ki yıllık izin kullanımları hiç de kanunun bahsettiği gibi kullanılmamaktadır. Neredeyse işletmelerin tamamı izinleri 3 defadan fazlaya bölmektedir. Birde bu yetmiyormuş gibi teknolojik cihazlar ile çalışan, izin döneminde iş yapmaya zorlanmaktadır.

İşveren tarafı şunu unutmamalıdır. Dinlenmemiş bir personelin işletmeye faydalı olma ihtimali son derece azdır. Hem izni 3 defadan fazlaya bölmek hem de teknolojik cihazlarla çalışanı isteyerek ya da istemeyerek izinde çalışmaya zorlamak her iki tarafın kazanımının az olduğu bir durumdur. Yıllık izin dönemlerinde çalışan işten soyutlanmalıdır. Çalışanın sosyal çevresi ile vakit geçirilmesi sağlanmalıdır. Aksi halde işe dönüşte çalışan yeterince dinlenmiş olmayacaktır.

Teknoloji personeli çalışmaya zorlamamalıdır. İşletmelerde kurulan teknolojik sistemler personele yardımcı olmak üzerine kurgulanmalıdır. Kurulan teknolojik sistemler personele nefes aldırmalı, kendisine bağımlı hale getirmemelidir.

Son dönemlerde sıkça gördüğümüz tablo beyaz yaka personellerin teknolojiye bağımlı hale gelmesidir.

Teknolojiye bağımlı hale gelen personellere, yakın bir süreçte psikolojik destek verme ihtiyacımızın doğması kuvvetle muhtemeldir.  Bu nedenle insan kaynakları sistemi içerisinde yer alan bilge ve belge yönetimi fonksiyonunu yakın bir tarihte tekrar hatırlamak zorunda kalacağız. Uzun zamandır bu fonksiyonun adını bile unutmuştuk. Profesyonel yaklaşım içinde iyi yönetilemeyen bilgi ve belge yönetimi maalesef insan kaynakları fonksiyonları olan performans ve kariyer sistemlerini olumsuz etkilemektedir. Hatta motive olamayan personel işten ayrılarak seçme ve yerleştirme sistemine olumsuz bir yük oluşturmaktadır.

Tüm bunları göz önünde bulundurarak insan kaynakları çalışanlarının aşağıdaki uygulamalara özen göstermesi gerekmektedir.

-Muhakkak yıl bazında yıllık izin planı yapılmalıdır.

-İzne çıkacak olan personellerin yerine bakacak olan kişiler tanımlanmalıdır.

-İzin döneminin dinlenme dönemi olduğu üst yöneticilere hatırlatılmalı, astların rahatsız edilmesinin önüne geçilmedir.

-Performans göstergesi olarak bölümlere gerekirse yıllık izin kullanımı KPI’ları eklenmelidir.

-Yıllık izin kullanımları göstermelik olarak değil, reel olarak en azından bir dilimi 10 güne çekilmelidir.

-İşyeri hekimliliğinin fiziksel desteğinin yanında psikolojik destek vermesi için alt yapısı oluşturulmalıdır.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

İş Başvurusunda Ön Yazının Önemi

İş arama sürecinde son zamanlarda bir kenara bırakılan bir konuyu yeniden açmak istiyorum. Yazının başlığından da anlayacağınız üzere ön yazı ve ön yazının öneminden bahsetmek istiyorum.

Özellikle teknolojik gelişme ile birlikte son 5 yılda iş başvuru yöntemlerinde ciddi değişiklikler meydana geldi. Klasik başvuru yöntemleri neredeyse ortadan kalktı. Faks’ın yerini unutur hale geldik. Kapıda yapılan başvuruları ise uzun zamandır görmez olduk. Bu yöntemlerin yerini kariyer siteleri ve sosyal medya almış gibi görünmektedir.

Bu gelişmelerin hem aday açısından hem de işveren açısından olumlu olduğunu söylememiz hiçte yanlış olmayacaktır. Aslında bu başvuru yöntemlerinin değişmesi aday açısından son derece önemlidir. Çünkü aday, kariyer siteleri ve sosyal medya ile kendini ifade edebileceği daha fazla bir alana sahip olmuştur.

Buraya kadar yazmış olduğum her şey normal gibi görünmektedir. Fakat tarafımca yapılan bir istatistik çalışmasında, çok ilginç bir sonuçla karşılaştım. Yakın bir tarihte istatistiğin ayrıntılarını sizinle istatistik bölümünde paylaşacağım. İstatistiğin temel mantığı, adayların kariyer alanını ne kadar etkin kullandığını ölçmekti. Fakat araştırmamda şok denecek bir sonuçla karşılaştım. Kariyer siteleri, sosyal medya gibi alanlarda, adayların kendilerini ifade edebilecekleri en önemli materyallerden birini neredeyse hiçe saydıklarını fark ettim.  Bu hiçe saydıkları materyalin adı maalesef “Ön Yazı” dır.

Yaptığım araştırmada, bir işe başvuran adayların yalnızca dörtte birinin ön yazı yazdığını tespit ettim. Geri kalan adayların ise, yalnızca özgeçmiş göndererek başvurularını tamamladıkları görünmektedir. Ön yazıları incelediğimiz zaman büyük bir oranının uluslar arası formattan, hatta bir iş başvurusunda bulunmaya değebilecek bir yazım dilinden dahi uzak olduğunu görüyoruz.  Ön yazıların büyük bir kısmında sosyal alanda kullanılan terimlerin kullanıldığını söylemek dahi istemiyorum.

Burada iki önemli durum söz konusudur. Birincisi; ön yazının anlamı unutulmuş durumdadır. Ön yazı bir özgeçmişe kapak niteliğindedir. Ön yazı özgeçmişle iç içe yazılmış fakat özgeçmişte yer almayan ve adayın neden görüşmeye davet edilmesi gerektiğini belirttiği bir başlangıçtır.

İkinci önemli konu ise; ön yazı bir sosyal alan paydaşı değil, bir iş başvuru aracıdır. İyi bir özgeçmişi kötü bir ön yazı ile geriye itmek hiçte doğru bir başvuru şekli değildir. Ön yazı eğer bir başvuruya konulacaksa, uluslar arası standartlarda yazılmalı ve yazı dili edebiyat kurallarından uzak olmamalıdır.

Bütün adayların özgeçmişlerinde belirtemedikleri noktaları ön yazılarında belirtmeleri, onları diğer adayların önüne geçirecektir. Ön yazı koyan adayların bir adım önde olduğunu unutmamak gerekmektedir. Çünkü seçme ve yerleştirme uzmanlarının, bir adayda istedikleri en önemli özellik, adayın başvurduğu işi isteyip istemediğidir. Aday, başvurduğu işi  istemez mi? sorusu şimdi akıllara gelebilir. Diyeceksiniz ki aday zaten özgeçmiş ile o işe başvuru yaparak işi istediğini göstermiştir. Evet aday başvuru yaparak o işi istemiştir. Fakat bu isteğini belirtmemiştir. Şöyle ki şimdi bir özgeçmiş hayal edin, bu özgeçmişin neresinde o işi istediğinize dair bir cümle var. Eğer uluslar arası standartta bir özgeçmişiniz var ise, hiçbir yerinde böyle bir cümle yok demektir. O zaman o işi istediğini belirten adaylar mı işe girme yarışında öndedir? Yoksa belirtmeyenler mi?

Adayların iş başvurularında özgeçmişlerine ön yazı eklemleri ve ekledikleri ön yazının uluslar arası formatta ve edebi dilde olması gerekmektedir. Bu gereklilik görüşmeye davetin kapısını sizlere daha hızlı açacaktır. Uluslar arası ön yazı formatları ile ilgili daha ayrıntılı bilgiyi “Uluslar arası Ön Yazı Örnekleri” yazımızda bulabilirsiniz.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

Bulaşıcı Eğitimsizlik Hastalığı

Eğitimle herkesin bir derdi vardır. Öyle yada böyle eğitim sistemi eleştirilir. Öğrenim hayatında okullar, dersler, öğretmenler hatta sistem bu eleştirilerin hedefi olurken, işletmelerde ise yapılamayan eğitim konuları hedef tahtasına oturtulur.  Buraya kadar aslında her şey normaldir. Çünkü ortada bir eğitim vardır ve bu eleştirilmektedir. Şimdi bir de olayın vahim tarafını düşünelim. Ya hiç eğitim yoksa!

“Eyvah eyvah!” biz ne diyoruz?

Eğitim o işletmelerin kapısını çalmaktan çok uzaksa ne olacak?

İşin aslı şuradan çıktı. Son zamanlarda bazı işletme sahiplerinden şu sözleri duyar olduk. “Yönetici olmuş bir kişiye eğitim mi verilirmiş”. Ya da paranın sıcak havasından dolayı “Ben zaten eğitimli personel alıyorum. Ekstra harcama yapmama ne gerek var”. Olayın tarafsız yönü ise, bu işletme sahiplerinin son on yılda büyümüş olmaları ve sıcak para akışı ile bu durumlara gelmiş olmalarıdır. Bu işletme yöneticileri vizyonist bakış açılarını değiştirmezlerse ilk gelen rüzgârda yıkılmaya mahkûm olacaklardır.

Yazımıza konu olan başlığın sebebini size şöyle anlatmak isterim. Bu işletme sahipleri doğal olarak ülkemizin önde gelen insanlarıdır. Bu insanlar birçok değerli yönetici ile sürekli kontak halindedir. Bu görüşmelerde karşılarındaki insanları etkilemektedirler. Maalesef eğitim sistemi ile ilgili görüşlerini de açıkça dile getirmektedirler. Buda “Bulaşıcı Eğitimsizlik Hastalığına” neden olmaktadır. Çünkü çevrelerindeki insanlar ister istemez bu görüşleri kabul etmek zorunda kalmaktadırlar.

Bu olayın çözümü nasıl olacaktır?

İnsan kaynakları birimleri son zamanlarda ciddi anlamda eğitimlere yatırım yapmaktadırlar. Bu yatırımlar hızlı bir şekilde büyümelidir. Bunun en büyük nedeni, sizlerinde bildiği üzere öğrenim hayatından gelen yeni kuşaklar yeterince eğitilmiş gelmemektedir. Bu kuşakların acil olarak kurum içlerinde eğitilmesi gerekmektedir. İkinci en büyük neden ise, eğitime önem veren firmalar yetkinliği yüksek insanları elde etmek için şans yakalamaktadırlar. Çünkü yetkinliği yüksek ve gelecek görüşü olan adaylar, maddi beklentilerden çok kişisel gelişime önem vermektedirler. Bu adaylar kişisel gelişimlerini tamamlayabilmek için eğitime önem veren firmaları tercih etmektedirler.

Son dönemlerde insan kaynakları birimleri, eğitim yönetimi yaparken, eğitimin kendisini anlatmayı unuttular. Bu yüzden eğitim planlarına, eğitimin önemini gösteren eğitimleri de eklemelidirler. Stratejik toplantılarında da muhakkak eğitimin önemi üzerinde durmalıdırlar.

Küçük ve orta boy işletmeler büyük işletme olmak istiyorlarsa, eğitim departmanlarına yatırım yapmalıdırlar. Eğitimi kalite sistemlerin bir gereği gibi görmekten artık vazgeçmelidirler. Bu aşamayı bir tık daha yukarı atma vaktinin geldiğine inanmalıdırlar ve kurum içi akademi merkezleri oluşturmalıdırlar. Hatta yetenek yönetimi ve eğitim birimlerini insan kaynakları içinde özerk hale getirmelidirler. Bu birimlerin bütçelerini bu yönde kullanmalarını sağlamalıdırlar.

Eğitimde tasarrufun zararlı bir yönetim biçimi olduğunu,bunun geri dönüşü olmayan bir yola benzediğini insan kaynakları yöneticileri işletme sahiplerine anlatmak zorundadır.Eğitim departmanları eğitimin etkinliğinin geri dönüşünü iyi hesaplamalıdır. Bu departmanlarda çalışan personeller eğitimin geri dönüşünü sayısal veriler ile desteklemelidirler.

İnsan kaynaklarına ve eğitime önem vermeyen firma sahipleri eğitilmelidir. Eğitim ile bu insanlar elde edilmelidir. Elde edilemediği noktada ise biraz cesaret ile gerekirse insan kaynakları kendi yolunu ayırmayı bilmelidir. Bazen “Bir musibet bin nasihatten iyidir”.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

DİP SOS! (Düzensiz İnsan Psikolojisi ve Yardım!)

İş yaşantısının en büyük problemi maalesef iletişim eksiklikleridir. İletişimin eksik olduğu yerde, çatışma ortamının olması kaçınılmazdır. İşte bu yüzden insan kaynaklarının oluşturulması gerekmektedir. Çünkü insan kaynakları birimleri kurumsal yapıları oluşturarak, doğabilecek problemleri ortadan kaldırmak için çaba sarf ederler. Tüm bu süreç gözle görülür bir yapı olmaktan çok uzaktır. Yıllara dayanan bir emek ve bir çabanın eseri ancak olabilir.

Bu yapıların kurulması uzun dönemli stratejiler ile olabilmektedir. Şöyle ki, eğer sıfırdan bir yapı kurulur ve bu yapının ilk oluşum aşamasından itibaren profesyonel bir yardım alınırsa, kurumsal ortam çok çabuk kurulabilir. Ama ülkemiz için acı bir gerçek vardır ki, işletmelerin neredeyse tamamı, insan kaynakları yapısı ile kurulmamaktadır. İşletmeler belirli bir büyüklüğe ulaştıkların da ve başlarına gelen sorunları çözemediklerinde insan kaynakları yapısını kurmaya niyetlenmektedirler. Bu niyetlenişte ki samimiyet, sorunların çözülmesinde engel veya çözüm olmaktadır.

Tüm bu kurulma hikâyesin de gözden kaçan önemli ayrıntı ise sorunun kaynağıdır. Şirkette huzursuz ortam yaratanlar kimlerdir? Soruyu şu şekilde sorarsak “Kimler iletişim kurmaktan yana problemlidir?”. Yani “Düzensiz İnsan Psikolojisine Sahip ve Yardıma İhtiyacı Olanlar Kimlerdir?”

İşte insan kaynakları çalışanlarının çözmesi gereken en büyük problem budur. Çözümün nasıl olacağı ise uzun dönemli planlar ile olacaktır.

İşte çözüm yolu; İnsan kaynakları çalışanları öncelikle kafayı kuma gömmekten vazgeçmelidirler. Şunu unutmayalım kafayı kuma gömmek ancak kendimizi kandırmaktır. Pekala ne yapabiliriz?

İlk önce düzenli geri bildirim sistemi kurun. Performans görüşmeleri ve formları bunun için iyi bir materyal olabilir. Ayrıca çıkış mülakatı muhakkak yapın!. Çıkan bir personelin size söyleyeceği çok şey vardır. Buna inanın. Benim işyerimde mobbing yoktur diye düşünmeyin.  Mobbing olup olmadığı ile ilgili bir çalışma yaptırın. İkinci olarak bu sonuçları değerlendirin ve iletişim problemi olan personelleri tespit edin. İsim isim bu kişileri bir köşeye yazın. Acil olarak bu kişilere iletişim eğitimi verdirin. Eğitimin etkinliğini muhakkak siz ölçün. İletişim yetkinliği ilerleyen personele daha fazla destek olun. İletişimi ilerlemeyen personel için ise bir kez daha düşünün.

Onlarla yolları ayırma vakti geldi mi diye muhakkak kendinize sorun. Unutmayın eğer bir personelin çıkış sürecinde, o personelin size ciddi iletişim problemleri çıkartacağını düşünüyorsanız, ortada çözülmesi gereken çok problem var demektir.

Tüm bunları yaparken seçme sisteminizi kontrol edin. Organizasyonda ki düzensiz insan psikolojisine sahip insanlara yardım edeyim derken, bu psikolojiye sahip yeni insanları işe almayın. Seçme sisteminize muhakkak bir kişilik testi ekleyin. Klasik mülakat sorularını sorarken, kişilik yapısına yönelik sorunları da sormaktan çekinmeyin.

Ayrıca yeni aldığınız kişileri de, içeride bu psikolojiye sahip insanlara yem etmeyin. Yoksa verimli çalışma isteği olan personelleri çok kısa bir sürede kaybetmek zorunda kalabilirsiniz.

Görev tanımlarını iyi belirleyin. Bir biri ile kesişen yollarda insanların birbirlerine karşı düşmanca duygu beslemelerini engelleyin. Bazen katı kurallar alın. Disiplin yapısı bunun için vardır.

Tüm bu süreçleri yönetirken; iyi bir eğitim sistemi, iyi bir geri dönüş sistemi, iyi bir danışmanlık sistemi, iyi bir koçluk sistemi ve iyi bir mentorluk sistemi kurmayı unutmayın. Aksi takdir de uzun dönemde başarılı olma şansınız son derece azdır. Bu adımları atarken cesur ve kararlı olun.

Ahmet Koşkan